بسم الله الرحمن الرحيم


نظام تسجيل للحسابات المالية

النُسخة رقم 4

دليل المستخدم


تعديل 15 مارس 2016


نظام تسجيل هو نظام مخصص للمؤسسات الصغيرة والمتوسطة لتسجيل الحسابات اليومية وإصدار التقارير، وإدارة المخازن، وإدارة الشيكات والوثائق، بالإضافة لكافة اﻹجراءات المحاسبية للمؤسسة والتعامل مع العملاء والتقسيط.

يحتوي هذا الكُتيّب على شرح مختصر لكافة أجزاء النظام



المحتويات

الفصل اﻷول

تثبيت نظام تسجيل

5 مقدمة

6 نسخة نظام تسجيل المُبسط

8 نسخة نظام تسجيل المتقدم

8 تثبيت محرك قاعدة البيانات

9 تثبيت مكتبة فيربيرد في اﻷجهزة الطرفية

10 تهيئة نظام تسجيل

17 الصلاحيات

21 النسخ الإحتياطي

الفصل الثاني

الحسابات

25 مقدمة

27 شجرة الحسابات

33 إدخال القيود

40 إدراج قيد عن طريق شجرة الحسابات

42 التقارير

44 القيد المتعدد

48 القيد العمودي

50 قوالب الإدخال

58 تقرير الإرصدة اليومية

59 قوالب التقارير

62 إغلاق أرصدة الحسابات

الفصل الثالث

إدارة الشيكات

65 مقدمة

67 الشيكات الصادرة

71 الشيكات الواردة

74 الشيكات الصادرة المحلية

الفصل الرابع

إدارة المخازن

77 مقدمة

77 إعدادات المخازن

79 إعدادات الأصناف

82 إجراءات المخازن

85 البيع أو الصرف من المخزن

الفصل الخامس

اﻹجراءات

89 مقدمة

89 تعريف الإجراءات

94 العملاء

103 طرق الإدخال

الفصل السادس

العملاء والتقسيط

108 مقدمة

108 العملاء

110 التقسيط















الفصل اﻷول


تثبيت نظام تسجيل







مقدمة

نظام تسجيل هو نظام خفيف لايحتاج لإمكانات عالية للتشغيل، ويمكن أن يعمل في نظام وندوز ونظام لينكس. وطريقة عمله هي طريقة المخدم/العميل Client/server، حيث يعتمد على قاعدة بيانات فيربيردFireBird، وهي قاعدة بيانات علائقية سهلة التثبيت ولا تحتاج لصيانة او لمدير قاعدة بيانات لإدارتها، يمكن لكل من لديه خبرة في تقنية المعلومات تثبيتها بسهولة.

يمكن أن يعمل النظام في جهاز حاسوب واحد، حيث تكون قاعدة البيانات والبرنامج في نفس الجهاز، ويمكن كذلك أن يعمل النظام في شبكة محلية LAN أو شبكة كبيرة WAN. وفي حالة الشبكة يحتاج لجهاز حاسوب يعمل كمخدم قاعدة بيانات تتناسب إمكاناته مع عدد المستخدمين وجحم البيانات، وهذه أفضل وضعية لتشغيل النظام، حيث أن وجود مخدم يضمن حماية كبيرة للبيانات. أما استخدامه في جهاز واحد فيكون عرضة لفقد البيانات، خصوصاً إذا كان لابتوب، إما بفقد الجهاز نفسه، أو تلفه أو إصابته بفيروس، والبيانات مثل الحسابات، العملاء، والقيود، تعتبر أهم عنصر في نظام تسجيل. لذلك في حالة استخدام جهاز واحد وجب أخذ نسخة إحتياطية من البيانات كل يوم مثلاً.

في حالة أن المستخدم لديه خبرة في التعامل مع قاعدة البيانات فيربيرد، فإن الخطوات التالية تكون سهلة جداً بالنسبة له ويمكنه كذلك اﻹستغناء عنها لتثبيت قاعدة فيربيرد بالطريقة التي اعتادها.

توجد نُسخة خاصة من نظام تسجيل لنظام وندوز تُسمى (نظام تسجيل المُبسط) وهو سهل التثبيت ولا يحتاج لتثبيت أي محرك قاعدة بيانات أو برامج أخرى، وهو مناسب للمستخدم الجديد وللإستخدام في جهاز واحد.



نسخة نظام تسجيل المُبسط

هذه النُسخة من نظام تسجيل اﻹداري تعمل في بيئة وندوز و لا تحتاج لأي إعدادات تُذكر، حيث يتم تحميل النسخة من اﻹنترنت وإسم الملف هو Tasjeel4Embedded.zip ثم يتم فكها لتشغيل ملف اﻹعداد setup.


بعد تثبيت النظام يمكن تشغيله فتظهر شاشة الدخول بالشكل التالي:











عند الدخول أول مرة يطلب منك البرنامج إضافة إسم مستخدم جديد. نقوم بإدخال إسم المستخدم كما في المثال التالي:






ثم نختار الصلاحية، في هذه الحالة إخترنا SuperRole والذي لديه صلاحيات لكافة أجزاء البرنامج. لابد من اختيار مجموعة واحدة على اﻷقل وإلا فلن يستطيع هذا المستخدم إدراج أي قيود. كذلك اختيار حساب الخزنة مهم عند استخدام بعض أجزاء البرنامج مثل سندات الصرف والإستلام.



بعد ذلك يُمكن الخروج والدخول بواسطة هذا المستخدم، او استخدام إسم الدخول الحاليsysdba .



كما لاحظنا فإن هذه النُسخة سهلة التثبيت واﻹعداد، لكنها لا تعمل في شبكة وليس فيها سرية عالية، حيث تعتمد على سرية الدخول لجهاز الحاسوب. لكنها مناسبة للتعلم أو اﻹستخدام الشخصي أو في حالة أن المؤسسة بها محاسب واحد. وفي المستقبل يمكن تثبيت قاعدة بيانات فيربيرد في مخدم ثم نقل قاعدة البيانات Tasjeel.fdb الموجودة في الدليل database إلى ذلك المخدم، عندها يمكننا تحويل النُسخة لتعمل في شبكة وإضافة عدد آخر من اﻷجهزة لتصل لنفس قاعدة البيانات، وذلك بدون أن نكون قد فقدنا البيانات التي أدخلناها بواسطة نظام تسجيل المُبسط.


يُمكن اﻹنتقال مباشرة من هنا إلى الفصل الثاني (الحسابات) حيث أن النظام أصبح جاهز للعمل، لكن ننتبه أن نقوم بعمل نسخ إحتياطي يومي لقاعدة البيانات Tasjeel.fdb الموجودة في الدليل database، حيث يُمكن نقلها في ذاكرة Flash، لكن عند النسخ لابد أن نقوم بإغلاق برنامج تسجيل.


يتم التحويل إلى النُسخة المتقدمة من نظام تسجيل بواسطة اﻹعدادات – نوع قاعدة البيانات. في حالة نظام تسجيل المُبسط يكون الخيار هو Embedded Firebird أما النسخة المتقدمة فيكون خيارها Firebird Server

نسخة نظام تسجيل المتقدم

توجد نسخة لنظام وندوز وأخرى لنظام لينكس من نظام تسجيل الذي يُمكن إستخدامه في شبكة. ولتثبيتها نحتاج أولاً تثبيت محرك قاعدة بيانات فيربيرد العلائقية. والخطوات مذكورة بالتفصيل في الصفحات التالية:


تثبيت محرك قاعدة البيانات

أول خطوة في تثبيت نظام تسجيل، هي تثبيت محرك قاعدة البيانات. في حالة استخدام جهاز واحد نقوم بتثبيت قاعدة البيانات فيربيرد في هذا الجهاز، ويمكن الحصول على نسخة للوندوز في الرابط التالي:


http://www.firebirdsql.org/en/server-packages/

نختار الحزمة المناسبة لنظام وندوز، ويُفضل استخدام نسخة Super Server ولابد أن نُلاحظ أن نختار نُسخة متوافقة نوع البرنامج، لابد من اختيار محرك قاعدة البيانات ذو الـ 32 بت لأن النُسخة الحالية المتوفرة لنظام وندوز من نظام تسجيل هي 32 بت

بعد ذلك نقوم بتثبيت هذه الحزمة ونختار Full installation Of Server and development tools أثناء التثبيت:











وفي حالة نظام لينكس، نكتب اﻷمر التالي في سطر الأوامر (في نظام Ubuntu، Linux Min، أو Debian):


sudo apt-get install firebird2.5-super


أو يُمكن البحث عنه وتثبيته بواسطة مركز البرامج في أي توزيعة لنظام لينكس.


إذا كانت المؤسسة بها شبكة حاسوب، يمكن إتباع نفس الطريقة السابقة لتثبيته في مخدم قاعدة البيانات، والذي هو عبارة عن حاسوب مخصص لتشغيل محرك قاعدة البيانات وإستضافةقاعدة بيانات نظام تسجيل



تثبيت مكتبة فيربيرد في اﻷجهزة الطرفية


في حالة تثبيت النظام في شبكة ننسخ برنامج تسجيل في كافة اﻷجهزة الطرفية، ثم نثبت مكتبة قاعدة بيانات فيربيرد في تلك اﻷجهزة ، في نظام وندوز نقوم بتثبيت ملف فيربيرد الذي تحصلنا عليه سابقاً، لكن هذه المرة نختارMinimum Client install أثناء التثبيت:












تهيئة نظام تسجيل

بعد تثبيت محرك قاعدة البيانات وبرنامج تسجيل، نقوم بتشغيل البرنامج من الملف التنفيذي Tasjeel.exe في وندوز، أو Tasjeel في لينكس، ثم نقوم بتهيئة البرنامج، وذلك بإختيار قاعدة البيانات والمستخدمين، وذلك حسب الطريقة التي إخترناها للتشغيل:


نقوم بتغيير قاعدة البيانات من شاشة الدخول بعد الضغط على الزر الصغير اسفل مربع كلمة المرور:




  1. في حالة جهاز واحد ونظام وندوز: في شاشة الدخول نختار قاعدة البيانات، ثم نبحث عن الملف

    Tasjeel.fdb مثلاً إذاقمنا بفك الملف المضغوط في الدليل C:\Tasjeel يصبح اﻹخيار كالتالي:


باستخدام الزر على يسار مربع قاعدة البيانات يمكننا البحث عن ذلك الملف بدلاً من كتابته. ويمكن كتابة localhost في مكان مخدم البيانات أو تركه فارغاً في حالة أن قاعدة البيانات في نفس الجهاز.

وبدلاً من كتابة إسم الملف والدليل كاملاً يُمكن استخدام ما يُعرف باﻹسم المستعار Alias في قاعدة بيانات فيربيرد، وهو عبارة عن إسم مختصر لقاعدة البيانات. ويتم ذلك بفتح الملف aliases.conf الموجود في هذا الدليل في نظام وندوز أو أي دليل مشابه:



C:\Program Files\Firebird\Firebird2.5\

وفي نظام لينكس:

/etc/firebird/2.5/


ثم نقوم بإضافة هذا السطر في ملف aliases.conf في حالة وندوز:

tasjeel = c:\Tasjeel\Tasjeel.fdb

وفي حالة لينكس:

tasjeel = /home/firebird/Tasjeel.fdb


بهذه الطريقة يُمكننا كتابة قاعدة البيانات بهذا الشكل:





ثم نقوم بإدخال إسم مستخدم لقاعدة بيانات فيربيرد لديه صلاحيات كافية، مثل sysdba ثم إدخال كلمة المرور الخاصة به. في حالة وندوز فإن كلمة المرور اﻹفتراضية هي masterkey


  1. في حالة تثبيت النظام في شبكة وفي مخدم وندوز، ننسخ الملف Tasjeel.fdb إلى المخدم، مثلاً في دليل اسمه c:\Tasjeel، ونفرض أن اسم مخدم وندوز هو database-server فنقوم بإختيار التالي في اﻷجهزة الطرفية:














أو بهذا الشكل في حالة إستخدام اﻹسم المستعار Alias









وإذا تعذر الوصول للمخدم بواسطة إسمه، يمكننا استخدام عنوانه بدلاً من اﻹسم، مثلاً نفرض أن عنوانه هو 192.168.1.10، فنقوم بإدخال:









  1. في نظام لينكس وبإستخدام قاعدة بيانات محلية، نختار ملف قاعدة البيانات من الدليل الذي نسخناه فيه، وهذا مثال له:











نلاحظ أن نظام لينكس حساس للحروف الكبيرة والصغيرة في أسماء الملفات. لذلك اﻷفضل استخدام اﻷسماء المستعارة Aliases

  1. إذا كان المخدم هو جهاز لينكس، والجهاز الطرفي هو وندوز أو لينكس تكون اﻹعدادات كالمثال التالي:














او اﻹسم المستعار لتسهيل إدخاله في باقي اﻷجهزة:










تهيئة اﻹسم المستعار يتم مرة واحدة فقط وفي المخدم.


يُفضل استخدام مخدم به نظام تشغيل لينكس، وذلك لأنه أكثر إعتمادية من نظام وندوز، ولا يحتاج لعتاد ذو مواصفات عالية، وله مناعة من فيروسات وندوز المنتشرة. كذلك فعند استخدام لينكس في المخدم فإن ذلك يجعل للجهاز خصوصيته من باقي اﻷجهزة ولا يتعرض لسوء اﻹستخدام. مثلاً لا يحاول أحد المستخدمين استخدام المخدم في حالة تلف الجهاز الذي يستخدمه.

ملحوظة: في حالة استخدام مخدم في شبكة واستخدام Firewall ننتبه لأن نفتح منفذ قاعدة بيانات فيربيرد، ورقمه هو Port 3050


بعد اختيار قاعدة البيانات ندخل على البرنامج باستخدام اسم الدخول admin وكلمة المرور system ويجب تغييرها إلى كلمة مرور أخرى










الدخول بواسطة المستخدم admin يسمح فقط بعمل إعدادات ونسخ إحتياطي للبرنامج، لكن يُمكن تغيير هذه الصلاحيات.

بعد ذلك تظهر شاشة إضافة مستخدم جديد للنظام:









وفي حقل الصلاحية، نختار الصلاحية المناسبة، مثلاً SuperRole تعني أن المستخدم يستطيع الوصول لكافة أجزاء النظام، مثل الحسابات، الشيكات، المخازن، الوثائق، والمبيعات والإجراءات.


بعد هذه الخطوة، يمكننا إغلاق البرنامج واستخدام اسم الدخول الذي تمت إضافته. بعدها يمكننا استخدام النظام كما في الفصول اللاحقة.


بعد ذلك نضغط على زر (إعدادات) لنكتب إسم المؤسسة، وهذا اﻹسم سوف يظهر في كافة التقارير:






















الصلاحيات

لاحظنا عند إضافة مستخدم جديد أنه لابد من إختيار صلاحية له. ويمكن إختيار صلاحية موجودة ومعدة مسبقاً في النظام. لكن أحياناً نريد أن نعطي مستخدم عدد من الصلاحيات بشكل معين غير موجود في الخيارات التي أمامنا. في هذه الحال نقوم بالدخول على البرنامج بإستخدام إسم الدخول admin ثم نختار (جدول السماحيات) ليظهر لنا الجدول التالي: